Aunque
el tiempo es igual para todos, hay gente que saber exprimir las 24
horas del día de una manera increíble. Para ello, parece que el
día dura 30 horas. Su secreto es una serie de hábitos que
la revista Forbes ha desentrañado en un estupendo
artículo y que todos podemos seguir para ser ultra
productivos, o al menos, para poder tener más tiempo libre, porque
haremos todas nuestras tareas en menos tiempo.
1)Nunca
tocan un mismo tema dos veces
Si reciben un correo
electrónico importante, lo responden en el momento. Si empiezan a
hacer un informe, lo terminan ese mismo día y no lo
‘trocean’ para alargar su finalización. Es decir,
siempre acaban las tareas y no suelen estar con dos temas a la vez.
Así se aseguran hacer las cosas bien y no estar mareando la perdiz.
2) Se preparan para el día de mañana antes de
abandonar la oficina
La planificación es la madre de
todo éxito. La gente productiva dedica 10 minutos al final
de cada día en su puesto de trabajo en pensar que es lo
que han hecho durante esa jornada y qué es lo que van a empezar el
día siguiente. Una buena forma de ganar tiempo.
3) Se comen sapos
Todas
las mañanas, lo primero que hacen es la tarea más ingrata
y desagradable, para quitársela de en medio lo más pronto
posible. Así luego se pueden dedicar a lo que más les gusta con
más alegría.
4) Luchan contra la tiranía de
lo urgente
Saben discriminar lo que es importante de
lo que no. De esta forma saben responder de manera adecuada cuando
alguien les pide que hagan algo urgente. Si de verdad es
importante, lo hacen en ese momento. Si no lo es, delegan,
lo posponen o lo ignoran.
5) Nunca alargan las
reuniones
Las reuniones son el sumidero por donde se
va la mayor parte del tiempo. Si nos ceñimos a la duración
preestablecida (una hora), evitaremos que su ‘daño’ sea mayor.
6) Saben decir que no
Nada de
‘creo que no’, o ‘considero que no soy capaz’. La
gente ultraproductiva no tiene miedo a decir que no a tareas que
saben que no pueden hacer o como respuesta ante demandas
que consideran imposibles. Decir ‘no’ equivale a ganar calidad
de vida.
7) Solo miran el mail a determinadas
horas
Al igual que pasa con Facebook, si nos
dedicamos a mirar el correo electrónico cada 10 minutos, nunca
podríamos trabajar. Siempre hay un correo que contestar o
una nueva orden que atender. Si por el contrario decidimos
mirar el mail a las 9 de la mañana, a las 12 y a las 15, por
ejemplo, dedicaremos 15 minutos en cada uno de esas horas para leer
y contestar, y ninguna tarea quedará interrumpida.
8)
No son multitarea
Si están haciendo algo importante,
lo siguen haciendo hasta que terminan. Hacer dos cosas a la
vez solo supone tardar más tiempo que si se hicieran de manera
secuencial, una detrás de la otra.
9) Se
apartan cuando es necesario
Cuando no son capaces de
asumir todas la tareas, salen de proyectos sin que resulte
nada traumático.
10) Delegan
Los
ultraproductivos asumen que no son los más listos y capaces
dentro de la empresa. Saben que también hay gente muy
válida a su alrededor y les dan responsabilidades.
11)
Utilizan la tecnología de manera sabia
Los
smartphones y las redes sociales pueden ser una enorme fuente de
distracción, así que las usan de manera responsable.
También filtran los correos electrónicos y solo utilizan apps que
sean útiles. Lo demás es perder el tiempo.